För att underlätta förståelsen för hur ett samarbete i loggboken kan gå till i praktiken följer här en mycket sammanfattad beskrivning av arbetsgången.
Beställare
- Starta loggbok. Vår rekommendation är att samtliga loggböcker startas av beställaren/fastighetsägaren själv. På så sätt kan fastighetsägaren styra själv vilka loggboksinställningar och krav som ska gälla för respektive loggbok. Denna loggbok kommer också ligga läsbar för alla kontoinnehavare inom den egna organisationen.
- Strukturera upp en mappstruktur. Skapa en genomtänkt mappstruktur som passar just ert projekt. Tänk gärna utifrån ett förvaltningsperspektiv.
- Bjud in deltagare. Oftast räcker det med att bjuda in ett par individer med t.ex. administratörsrättigheter som i sin tur kan bjuda in fler personer i varje disciplin.
- Vänta. Nu är det dags för dina loggboksdeltagare att göra sitt i form av att välja produkter och logga dem i din loggbok.
- Hantera eventuella avvikelser. Om en individ väljer en produkt som strider mot dina uppsatta projektkrav kommer du bli notifierad när produkten läggs till i loggboken. Gå då in i loggboken, läs motiveringen, svara, kommentera avvikelsen på egen hand, ladda upp filer m.m. och godkänn/avvisa avvikelsen. Allt enligt egna önskemål. Du får full spårbarhet på avvikelsens handläggning med tidsstämpel och disciplin.
- Avsluta projektet När alla discipliner gjort sitt i loggboken och alla avvikelser blivit hanterade kan loggboken inaktiveras. Det innebär att loggboken ligger vilandes i webbtjänsten med full bibehållen spårbarhet, men utan redigeringsmöjligheter. Om något behöver kompletteras / byggas om, är det fritt fram att aktivera loggboken i ett senare skede.
Deltagare
OBS! För att få tillgång till en loggbok krävs ett konto. Om ett s.k. projektkonto önskas (ger tillgång till en specifik loggbok under hela projektets löptid till en engångskostnad) följ länken i inbjudan. Alla andra kontotyper kan väljas via skapa konto.
- Acceptera din loggboksinbjudan. Du blir inbjuden till en loggbok med din personliga mailadress. Följ länken i ditt mail och acceptera din inbjudan.
- Sök produkter. Vid acceptans av inbjudan kommer du direkt till den mappen du har blivit tilldelad behörighet till. Du kan dock alltid gå uppåt i hieararkin och se t.ex. föreskrivna produkter. Om önskat, kan du kopiera produkter från en annan mapp till din eller så använder du den vanliga sök-funktionen och söker bland alla bedömda produkter i webbtjänsten.
- Välj produkter. När du hittat en produkt du vill använda, markerar du dem och väljer vilken mapp av de du blivit tilldelad som produkterna ska in i. Om någon av produkterna strider mot loggbokens krav kommer du få ange en motivering till användning innan produkt kan läggas in.
